一、指定物流服务商
按照国际惯例,一般大型展会组委会必须指定物流服务商。物流服务商将根据组委会提供的信息与参展商联系,商讨具体的物流服务要求。在这个阶段,参展商可以与展会主办方进行沟通,选择自己的物流服务商。
在实际展览活动过程中,展品物流组织模式主要包括:参展商负责展品运输;参展商选择物流服务商进行展品运输;展会主办方通过邮寄或快递方式指定展会物流服务商。
值得指出的是,在展会运作中,参展商使用展会主办方指定的物流服务商。因为一般情况下,展会主办方指定的物流服务商大多是具有展会物流经验、综合实力强、信誉度高的大型物流公司,能够充分代表展会的国内外展品物流服务.与这样的物流商合作,在一定程度上保证了服务质量和安全,可以为参展商省去很多后顾之忧。如果公司自己联系物流服务商,找正规的公司。否则,将物流业务交给缺乏经验的物流公司,难免会发生一些意外,造成不必要的损失。
二、物流服务方案的设计与完善
承接会展物流业务的物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案,包括了解展品的运输、仓储、布展、回收等。如果是国际会议,还需要涉及到国际保险、报关等服务。在这个阶段,物流服务商需要与参展商充分沟通,确保解决方案满足参展商的需求。
一般来说,海外参展商通常有一些国际运输公司代理。国际展览运输协会认为,展览物流代理工作主要有六个方面。
1. 联系。
2、展前联系客户,明确基本运输要求。如文件、期限等。
3. 办理文件和现场代理。
4.设计运输方式和路线。
5. 提供现场支持。
6.展后处理,退货等。
三、物流服务计划的实施
物流服务商根据展会主办方的展会日程安排,按计划进行展品的取件、运输、仓储等物流作业,并在展会期间及时与展会主办方进行沟通。展品交付后,参展商必须确认,展览结束后立即开始下一轮的展品物流或回程运输。物流服务商还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收等一揽子增值服务。
对于参展商来说,在展品运输阶段需要与物流代理保持密切联系,并注意以下几个阶段。
1、慎重选择物流商
参展商确认参展后,应尽快确认展品物流服务商。物流商确定后,双方将签订展品运输协议。协议主要内容包括:物流公司与展馆的邮寄地址、联系方式及联系人、收货时间、运输方式、到达站、发货单位、物流公司名称展品、件数、重量、体积、保险价值等。
2.与物流商的密切联系
使用书面和传真形式与物流商联系以核实文件内容。按照国际惯例,展品一般在开馆前两天送达。保持密切沟通是为了防止展品运输过程中发生意外。
3. 快速有序的进展领域
由于展会时间比较短,展前的展品时间安排往往非常紧张。因此,参展商应遵循